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全面推行无纸化办公 工作效率大大提高

日期:2015年1月20日 16:21

 

 苏州市吴中区西山岛出入通道扩建工程XSTD-SG2标是BT项目,由吴中区交通局委托苏州市一级公路建设指挥部代为管理,我总监办于2013年12月进场至今已一年有余,在业主、项目办和公司的帮助及指导下,全体监理人员共同努,克服一系列的困难,取得了一定的成绩。其中值得一提的是指挥部无纸化办公模式的推行,我们从不适应到适应,从逐步适应到运用自如,深深体会到现代办公手段在工程建设中发挥着越来越重要的作用,并且将是一种流行趋势。

 根据苏州市一级建设指挥部的要求,本项目全线推行无纸化办公模式,要求内业资料全部采用电子化、无纸化。每位监理人员都配备电子签名锁,运用现代化的网络技术、传媒工具、计算机等办公媒界,不用纸张和笔进行各种业务以及事务的处理,既有效节约了纸张,也节省了文件传送时间,并且有力地督促各方重视资料的审阅审批、资料检索,大大提高了工作效率。

 为确保建设工程各方熟悉系统办公程序,一级工程建设指挥部在工程开展前组织系统文件处理专项学习,要求参建各方掌握并熟练使用管理系统,进行网上办公。为了更快更好的适应项目管理系统,总监办多次组织全体监理人员学习软件处理系统,过程中遇到问题,由办公室集中汇总,批量向项目管理人员进行咨询。鉴于苏州中环项目已经于2013年率先推行无纸化办公,总监办特意派出办公室、试验、安全、合同计量人员到中环项目进行取经学习。此外,总监办多次召开内部会议,结合管理系统作出要求:1.监理人员必须每日登录管理系统,查看是否有待处理文件,确保文件处理的时效性;2.资料的流转上一个处理人必须执行手机号码提醒功能,确保下一个处理人员能够及时处理文件;3.办公室工作人员务必每天登录系统,发现相关人员文件没有及时处理的及时提醒,对于施工单位各种反馈不及时的做到及时督促;4.对于施工单位上报的各种方案,必须先以电子版报监理审核,待监理审核完毕提出审核意见后,根据监理意见完善方案后方可上传,避免不必要的退回处理;5.现场每一道工序完成后,监理人员须督促施工单位及时上传中检资料,否则不允许下道工序开工,避免大量补资料现象的发生;6.在计量支付时,计核人员认真审核施工单位的中检资料是否齐全,要求的影像资料是否上传等,杜绝不合要求的工程进行计量。

 未来一年,总监办将在总结2014年使用管理系统经验的基础上,继续执行无纸化办公,注重相关资料的签认时效,注意相关资料的进出闭合,进一步提高监理工作的实效性。

 

 

 苏州市吴中区西山岛出入通道扩建工程XSTD-JL2标总监办

2015年元月

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