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关于进一步规范有关监理文件资料的通知

日期:2012年3月7日 15:06

苏东(2012)监技字  11

 

关于进一步规范有关监理文件资料的通知

 

各项目监理部、项目监理机构:

为进一步规范有关项目监理文件资料,提升公司监理文件资料管理整体水平,根据监理规范相关要求和公司多年来监理文件资料的经验,现将有关要求通知如下:

一、监理规划(计划)和监理实施细则

1.监理规划(计划)

监理规划(计划)是监理机构的纲领性管理文件,监理规划(计划)须由总监主持编写,其内容须齐全,应包含监理规范所规定的主要内容,总监应在把握项目整体情况和全面熟悉委托监理合同内容的前提下,针对项目的实际情况,明确项目监理机构的工作目标,确定具体的监理工作制度、程序、方法和措施,并应具有可操作性。建设工程监理规划组成有固定的格式,按照规范要求执行即可;公路工程监理计划组成未见固定格式,暂规定为:封面、扉页、目录、正文等,封面或扉页上应有编制、审批人签名及编制日期,监理机构签章。原则上所有监理规划(计划)均应报公司总工批复。监理规划(计划)严禁照抄照搬,缺少针对性,敷衍了事。监理规划(计划)封面参考附件1。

2.监理实施细则

监理实施细则是根据监理规划(计划),由专业监理工程师编写,经总监理工程师批准,针对工程项目中某一专业或某一方面监理工作的操作性文件。应在相应工程施工开始前编制完成。有些监理机构一进场就将所有的重要分部分项工程编写了监理实施细则装订成册,实际这是不符合要求的,如建设单位进场后要求上报整套的监理实施细则,项目监理机构可先全部编写,后续还应随着工程进展单独编制。

在监理工作实施过程中,如实际情况或条件发生重大变化而需要调整监理规划(计划)时,应由总监理工程师组织专业监理工程师研究修改,按原报审程序经过批准后报建设单位。监理实施细则也应根据实际情况进行补充、修改和完善。

二、项目监理机构公文

1.发文

此处的发文是指项目监理或管理机构以公司的名义对建设单位、有关主管部门的书面汇报、请示以及对其它单位(如施工单位)的管理要求形成的文件(如红头文件)。项目监理机构在日常监理工作中使用公文较少,但项目管理机构使用公文较多。目前公司各项目机构的发文格式欠规范、不统一,行文质量不佳。为保证公文的严肃性,各项目机构应严格按照“苏东(2011)监办字19号”《关于规范公司驻现场监管机构对外行文格式的通知》要求执行,红头文格式见附件2

2.会议纪要

会议纪要是在会议记录的基础上产生的,它是对会议记录的归纳和概括。因而它虽然来源于会议记录,但却又不同于会议记录。

会议记录不是公文,只是一种事物文书,是会议情况的原始记录,是拟写公文的原始参考材料。因此,会议记录一定要按会议的实际进程详细地记录开会的情况和每位发言人的发言,真实地反映发言人每个议题的看法和意见,不能随意增删。一般说是发言人怎么说就怎么记,不能人为地加以整理和归纳,尤其是会议在某一问题上出现分歧的时候,会议记录更要准确详尽地将分歧意见完整地记录下来,以体现会议的实际面貌。若想了解会议的全过程,查看当时的会议记录是最佳的方法。

会议纪要是一种正式的公文,它记载的是会议的要点。拟写会议纪要时一定要本着“记录要点”的宗旨,概括地传达会议的精神和要求,不能缺少必要的归纳,否则就会将会议纪要写出会议记录了。要想把会议纪要写好,首先就要明确开会的目的,其次要通盘了解会议的进行情况,最后还要仔细分析研究会议的发言记录和其他相关的文字材料。在通盘了解、全面把握会议进程的基础上写成的会议纪要才会是成功的会议纪要。

三、监理工程师通知单或监理指令单

依现行公路工程施工监理规范和建设工程监理规范,监理工程师通知单和监理指令单是项目监理机构用来通知承包单位应执行的、除工程暂停以外的其他有关事项的用表,如监理工程师发现现场存在不规范施工行为、质量安全隐患或问题要求承包单位整改以及提示性的要求等;监理工程师通知单或监理指令单语义应表达清晰,措辞得当,言简意赅,对存在问题要表述清楚,所阐述的问题的影响程度或范围要实事求是的表达,不可随意扩大或缩小其影响或范围,附注必要的证据材料(包括检测报告、影像资料等),应注明承包单位应执行事项的时限、是否要求承包单位书面回复和书面回复的时限等要求。监理工程师通知单或监理指令单必须由专监及以上人员签发,签发前必须逐级审查,确保其严谨和严肃性。监理工程师通知单或监理指令单签发后应由签发人或由总监指定其他人跟踪整改落实情况,对承包单位的回复单要认真核对是否逐条整改,并应对回复结果进行复验,回复单上应有验收人的复验记录和签名以及复验时间。

四、监理记录

监理记录主要有监理日志、巡视记录、旁站记录、试验抽检的原始记录等,监理记录应本着简洁实用的原则,填写内容应详细完整,应能真实全面反映监理工作实际情况,语言表述清晰简洁,字迹工整。在此重点对监理日志和监理日记的记录要求进行说明,其实,监理日志和监理日记并非两个完全不同概念,只是记录的角度不同而已。按照公路工程施工监理规范,其中附录B3监理日志的填写表格内容显示监理日志是对项目监理机构每天总的情况进行记录,实际相当于项目监理每日“大事记”,因此在填写监理日志时要着眼于项目总体工作,一般应由总监指定一名监理工程师记录,该监理工程师应全面掌握每日项目施工情况与监理机构运行情况;监理日记则是监理人员从专业角度和所负职责范围进行工作记录。

五、监理签字

监理人员在有关施工、监理文件和记录上签字是权力和责任的体现,因此不可马虎和随便。签字前首先应仔细审核所签认文件资料是否正确和符合要求,只有在确认无误的情况下才能签字;其次是签字的分级原则和时效原则,不得越级签字,无正当理由不得拖延签字;再次是签字的识别,签字应工整,为避免模仿,可采用个性化的签字体,但应能识别,严禁畸形异体,潦草模糊无法识别。

以上仅对规范监理文件资料的主要内容提出了要求,相对整个监理文件资料体系来说未尽事宜较多。希各项目监理机构高度重视,提高思想认识,并根据以上要求,结合监理规范,认真组织内部学习交流,进一步提高监理文件资料的编写质量,提升监理文件资料管理水平。

附件1:监理规划(计划)封面

附件2:文件格式

 

 

主题词:规范  文件格式  通知                   打印:50份               

主  送:各项目监理部、项目监理机构

所属类别: 通知公告

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